Weißt Du, wieviel Drucker stehen?

Wer sich bei dieser Textzeile an ein Gutenachtlied für Kinder erinnert fühlt, liegt falsch. Oder doch nicht so ganz?

Neulich beim Admin-Stammtisch berichtete jemand von dem neuesten Blödsinn, den irgendwelche IT-Berater den Entscheidern in der Chefetage in das Ohr geflüstert hatten. Man könne ja sooo viel Geld einsparen, sparte man nur genügend Drucker ein, hieß es. Natürlich muß so ein Konzept auch einen PowerPoint-tauglichen Namen haben, der irgendwie cool klingt. Also taufte man es „Sparsame Organisations-Struktur“.

Irgendeinem Schlaumeier ist dann später aufgefallen, daß die Abkürzung SOS noch eine ganz andere Bedeutung hat. Jedenfalls glaubt man, daß weniger Drucker die Kosten erheblich reduzieren.

Das ist natürlich Quatsch argumentierte jemand. Viele Gesichter blickten ihn fragend an. Er holte etwas aus. „Immerhin haben wir hier ja einen Bildungsauftrag, also schweiget stille und lauschet andächtig…“ Und so taten wir.

Worum geht’s hier? Worum geht es hier wirklich? Na klar, die Druckkosten. Und woraus ergeben die sich? Aus den Kosten der einzelnen Drucker, ich nenne sie Druckgeräte, um ganz klar zu machen, was ich meine. Je mehr Druckgeräte, desto mehr muß ich davon beschaffen, was Miete oder Leasing oder Abschreibung kostet, klar.

Dann muß ein (logischer) Drucker ja auf dem Server eingerichtet werden. Gut, das passiert nur einmal zu Beginn der Lebensdauer und ab und an aktualisiert man vielleicht mal den Treiber und war’s das auch schon. Ob ich nun 5 oder 15 oder 50 Drucker anlege, spielt kaum eine Rolle. Zum einen kannste das scripten, oder wer das nicht kann und es manuell machen muß, der braucht eben. Aber 50 Drucker lege ich Dir auf dem Server in unter einer Stunde an.

Ist es für Drucker-Server ein Unterschied, ob man nun 5 oder 50 Druckerwarteschlangen installiert? Nein. Die Systemlast bleibt ja gleich, egal, auf wieviele Druckerwarteschlangen sich die Druckaufträge verteilen. Also können wir hier auch nicht sparen.

Die Druckgeräte müssen auch noch konfiguriert werden, brauchen feste oder dynamische IP-Adressen, also entwender am Gerät oder am DHCP-Server eingestellt, aber auch das dauert nicht ewig, pro Gerät vielleicht 5 Minuten.

Und dann richten wir noch Scan-2-Mail ein, auch das dauert nur wenige Minuten pro Gerät.

Fassen wir das mal zusammen, ob ich nun 5 oder 50 Drucker einrichten muß, spielt kaum eine Rolle, da ich ich 4 Drucker samt Druckgeräten pro Stunde konfiguriere. Und dann laufen die. Jahrelang.

Wenn wir schlau sind, dann haben wir Verträge, bei denen Wartung, Instandsetzung, Toner und sonstiges Zeugs enthalten sind und wir zahlen dann pro Druckseite.

Aber nun zur spannenden Frage, was kostet uns denn nun ein Ausdruck? Und wie hängen diese Kosten von der Anzahl der Drucker ab? Wir haben gesehen, daß ein Drucker mehr oder weniger in der Konfiguration nur wenig an einmaligen Einrichungskosten erzeugt, also auf die Lebensdauer von … sagen wir mal 3 Jahren gerechnet; das können wir also schon mal vergessen.

Wir haben also die Kosten pro gedruckter Seite, und was noch? Der Benutzer muß zum Drucker gehen und seinen Ausdruck abholen. Und der Weg dahin kann lang oder kurz sein, vielleicht muß man noch durch verschlossene Türen, also braucht der Benutzer dann entsprechend viel Zeit für seinen Weg. Natürlich kann man seine Ausdrucke dann abholen, wenn man eh mal gen Kaffeeküche oder WC geht, aber entspricht das der menschlichen Verhaltensweise? Ich brauche meine Ausdrucke, wenn ich sie brauche und nicht dann, wenn ich eh‘ auf’s Klo muß…

Und dann begegnet man auf dem Weg zu seinem Ausdruck Kollegen, mit denen man sich auch gerne mal verquatscht und schon redet man die eine oder andere Minute über nicht nur so ganz dienstliche Dinge. Ehe man sich versieht, sind 5 Minuten rum. Selbst wenn man sich nicht verquatscht, wenn man 5 mal am Tag einen Ausdurck abholt, kommt ganz schön was an Zeit zusammen, auf’s Jahr gerechnet.

Wo viele Menschen einen gemeinsamen Drucker benutzen, gehen schon mal Ausdrucke ‚verloren‘, weil sie aus Versehen von Kollegen mitgenommen werden. Dann geht das Gesuche los, wer den eigenen Asudruck eingesackt hat, im Zweifel geht man zurück zum Platz und erzeugt den Ausdruck erneut. Kostet alles.

Vielleicht beschafft man auch einen Finischer, der die einzelnen Druckaufträge in unterschiedliche Ausgabefächer separiert, aber das löst auch nicht alle Probleme.

Wer Vertrauliches zu drucken hat, zum Beispiel Personalabteilung, Betriebsrat oder Controlling, kann eine Funktion wie „Vertrauliches Drucken“ nutzen. Dabei nimmt das Druckgerät den Druckauftrag entgegen, speichert ihn zwischen und erstellt den Ausdruck erst dann, sobald sich der Benutzer am Gerät angemeldet hat. Dann aber liegt der Ausdruck nicht fertig bereit, wenn man beim Druckgerät ankommt, dann beginnt der Ausdruck erst dann, wenn der Benutzer vor Ort ist. Übrigens kostet so eine Anmeldung auch Zeit. Und bei etwas umfangreicheren Druckaufträgen wartet man dann, bis das Gerät die 100 Seiten Papier ausspuckt, was auch gerne mal 2 Minuten dauern kann. Immer daran denken, wieviel Zeit das pro Jahr kostet.

Betrachten wir mal 2 Extremfälle:

1. In der ganzen Firma gibt es nur EIN Druckgerät, alle Benutzer drucken dort. Damit minimieren wir die Anzahl der Leasingverträge und der fixen Kosten, aber maximieren wir die Wegekosten. Außerdem erzeugen wir einen Sinle-Point-Of-Failure, will man auch nicht.

2. Jeder Benutzer hat sein eigenes Druckgerät. Damit maximieren wir die Anzahl der Leasingverträge mit ihren fixen Kosten, minimieren aber die Wegekosten. Und beim Ausfall eines Gerätes haben wir reichlich Alternativen.

Und nun variieren wir die Anzahl der Druckgeräte und lassen sie von einem Extremum zum anderen laufen und sehen, ob wir ein klares Kostenminimum haben oder einen Bereich, bei dem die Kosten sich kaum verändern, und dann entscheiden wir nach Augenmaß. Immer daran denken, wir müssen alle Kosten, die anfallen berücksichtigen.

Und meistens bleiben dann doch mehr Drucker übrig.

Was der Mathematiker in mir nicht ausrechnen kann, ist die Zufriedenheit, oder eher Unzufriedenheit, der Anwender, wenn sie für jeden Ausdruck erstmal gefühlt quer durch die Firma laufen müssen.

Er beendete seine kleine Lehrstunde, trank sein Bier und setzte dann fort „Aber unsere Management-Ebene machts garantiert wieder falsch…“ und erntete so manchen traurig zustimmenden Blick dafür.

1 Kommentar zu „Weißt Du, wieviel Drucker stehen?“

  • Marcus schrieb:

    Interessant wären auch noch die Stromkosten, Platzbedarf, Geräuschentwicklung und chemische Ausdünstungen, um die optimale Anzahl/Verteilung der Geräte zu bestimmen. Wenn es nur um die direkt erfassbaren Kosten geht, mag eine Reduzierung der Geräte vielleicht sinnvoll erscheinen. Daher sollten Entscheidungen von Leuten getroffen werden, die das Unternehmen richtig kennen – oder zumindest auf die Mitarbeiter vor Ort hören.

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About Nik

heißt eigentlich Nikolaus Bernhardt und ist Baujahr 1965
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ist eine Mischung IT-Mensch und BWLer
hat noch ein paar (verborgene?) Talente mehr
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